Scanner ses factures fournisseurs et mettre à jour ses coûts automatiquement

Chaque hausse de prix d'un fournisseur fait bouger votre coût matière, sans bruit. Quand les prix de vos fiches techniques ont un mois de retard, vos coûts par assiette et vos marges aussi. Saisir les factures dans un tableur prend un temps que la plupart des cuisines n'ont pas : les chiffres dérivent.

Le scan des factures fournisseurs d'AKROUN FOOD AI règle ce problème. Vous donnez la facture, vous vérifiez ce qui a été lu, et les prix de votre stock, les quantités reçues et le coût de chaque recette se mettent à jour ensemble.

Le scan des factures fournisseurs fait partie du forfait Chef Pro. Il se trouve dans Inventaire → Scanner une facture.

Trois façons d'ajouter une facture

Pas à pas

1. Ouvrez « Scanner une facture »

Allez dans Inventaire et appuyez sur Scanner une facture. Choisissez Prendre une photo, Importer des photos ou un PDF ou Facture électronique (XML).

2. Prenez une photo lisible

• Posez la facture à plat, dans une bonne lumière, et photographiez-la bien de face.
• Une photo par page, jusqu'à 5 pages par facture (environ 4 Mo au total — les grandes photos sont réduites avant l'envoi).
• Un PDF qui n'est qu'une image scannée ne contient pas de texte : photographiez plutôt ses pages.

3. Appuyez sur « Lire la facture »

La lecture prend en général 10 à 30 secondes. Rien ne change encore dans votre inventaire.

4. Vérifiez chaque ligne

L'écran de vérification affiche le fournisseur, le numéro, la date et la devise de la facture, puis une carte par ligne. Pour chaque ligne, vous choisissez :

• Mettre à jour un article du stock — l'application propose l'article le plus proche de votre inventaire, quelle que soit la langue de la facture. Elle comprend aussi les conditionnements : « 6 × 2,5 kg », « 12 × 1 L », « 36/1 LB » ou « 15 DOZ » deviennent la quantité dans votre propre unité de stock.
• Ajouter comme nouvel article — pour un produit que vous n'avez pas encore en stock.
• Ignorer cette ligne — frais, consignes, remises et tout ce qui n'est pas du stock.

Chaque ligne affiche le nouveau coût à côté de l'ancien. Vous êtes alerté quand :

• le prix a fortement augmenté ou baissé ;
• le prix est si différent que l'unité est probablement fausse (un carton compté comme un kilo) ;
• quantité × prix ne donne pas le montant de la ligne ;
• les lignes ne tombent pas sur le total de la facture — en général une ligne oubliée ou mal lue ;
• l'article du stock est dans une autre devise. Les montants ne sont jamais convertis dans votre dos : c'est vous qui décidez.

Si les prix des lignes sont TTC, cochez Les prix des lignes incluent la taxe pour que la taxe ne compte pas dans votre coût matière ; l'application vous le signale quand les totaux le suggèrent. Si une facture portant le même numéro, du même fournisseur, a déjà été appliquée, vous êtes prévenu avant de l'appliquer deux fois.

5. Appuyez sur « Appliquer à l'inventaire »

En une seule étape :

• le coût unitaire de chaque article rapproché est mis à jour ;
• la quantité livrée est ajoutée au stock (désactivable ligne par ligne) ;
• le coût des recettes, le coût par assiette et le rapport Coûts du menu utilisent aussitôt les nouveaux prix.

6. Une erreur ? Annulez

Ouvrez la facture et appuyez sur Annuler cette facture. Les prix reviennent à leur valeur précédente (là où personne ne les a modifiés depuis) et le stock reçu est retiré — jamais en dessous de zéro.

Il apprend vos fournisseurs

Quand vous rapprochez un produit d'un fournisseur d'un de vos articles, l'application le retient. Sur la facture suivante de ce fournisseur, la ligne est rapprochée pour vous et marquée Appris d'une facture précédente. Annuler une facture efface aussi ce qu'elle avait appris.

Utilisation de l'IA

La lecture d'une photo ou d'un PDF utilise une des requêtes IA quotidiennes de votre forfait par facture. Les factures électroniques sont importées sans IA et ne comptent donc jamais.

Pourquoi c'est important pour vos marges

Un fournisseur fait passer un ingrédient de 6,50 à 7,00 le kilo (+7,7 %). Un plat qui en utilise 200 g coûte désormais 0,10 de plus par assiette. Sur 3 000 assiettes par mois, ce sont 300 par mois qui quittent votre marge sans que personne ne le remarque — sauf si le nouveau prix arrive dans vos fiches le jour de la livraison.

Envie de voir l'effet sur un seul plat ? Essayez le calculateur de coût matière gratuit.

Conseils de cuisine

• Scannez le jour de la livraison, pour que le stock et les prix correspondent à ce qui est en réserve.
• Gardez une seule unité de stock par article (kg, L ou pièce). L'application convertit les conditionnements dans cette unité.
• Lisez toujours l'écran de vérification. Une facture tachée ou pliée peut être mal lue — c'est justement pour cela que rien ne change avant d'appuyer sur Appliquer.